Обязательна ли печать на счете на оплату

Коммерсант, который последний раз оформлял счет-фактуру полтора десятка лет назад, сегодня может призадуматься, печать на счет-фактуре ставится или нет, т. к. в прошлом печать была обязательным реквизитом этого документа. Без ее присутствия составление счета-фактуры теряло смысл, а налоговый вычет был невозможен. В те времена статус любого документа без печати был ничтожен.

Современные требования к проставлению печати в документах изменились коренным образом. Например, сейчас компаниям позволено вовсе не иметь печати, если в их уставе она не упомянута. Это стало возможным с 07.04.2015 (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Таким образом, ответ на вопрос, ставят ли печать на счет-фактуре, заключается в том, что уже много лет она не является обязательным реквизитом. Хотя те, кто еще не привык к документам без печати, могут ее ставить в качестве дополнительного реквизита (письмо Минфина от 30.10.2012 № 03-07-09/146, ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

Счет на оплату — это документ с реквизитами получателя, по которым производится перевод денежных средств за поименованные товарно-материальные ценности (услуги, работы) плательщиком (заказчиком, покупателем), и собственно, размер этих денежных средств.

Он важен как для стороны, его выписывающей, так и для получателя, поскольку содержит всю информацию, которая нужна для совершения сделки. Посредством него подтверждается обоснованность полученного (произведенного) платежа, то есть это оправдательный документ при проведении списания у собственника для бухгалтеров и финансистов.

Как заполнить счет на оплату?

В основном, оформляется два экземпляра такого документа:

• один адресуется покупателю для проведения платежа;
• второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.

Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:

• номера и даты его оформления;
• банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
• Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
• корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
• суммы налогов, которые заложены в стоимость.

Это все обязательные реквизиты, который необходимо использовать выставление счета на оплату.

По желанию также можно включить:

• условия продажи (оказания услуг);
• возможность осуществить самовывоз;
• контактные телефоны;
• рекламные предложения и т.д.

Если счет оформлен неправильно?

При указании в бланке неверных сведений платеж или вернется обратно, или будет числиться в банке как невыясненный. Соответственно, компания потеряет время и силы на возвращение денег и новое перечисление.

Вполне вероятно, будут иметь место срыв поставки (иных обязательств контрагента) и последствия дисциплинарного характера применительно к допустившим неточности работникам.

Нормативная база

В применяемых в текущий момент альбомах форм первичной учетной документации отсутствует унифицированная форма счета, напрямую этот вопрос не урегулирован и в законодательстве.

Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации . Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.

Номер и дата счета

Всегда должны находить отражение в бланке номер и дата. Номер присваивается уникальный, а дата же соответствует дате его оформления (дню, когда счет был выписан).

Порядок движения и хранения счета по соответствующим подразделениям компании определяется утвержденным графиком документооборота.

Важно: В случаях когда продавец должен уплачивать налог на добавленную стоимость, то размер налога приводится отдельно выделенной строкой, ставка налога также указывается

Если же продавец налог на добавленную стоимость не обязан платить, то непременно под таблицей нужно напечатать фразу «без НДС».

Важно: Кроме того, что итоговая сумма указывается цифрами, она должна дублироваться прописью, для предотвращения потенциальных разночтений и неточностей.

Ставится ли печать на счете на оплату?

«Нужна ли печать на счете на оплату?» — один из самых популярных вопросов касающейся оформления документа.

Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете» — печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота.

Кто подписывает счет на оплату?

Согласно законодательству по состоянию на 2016 год личные подписи работников, которые несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильное ее оформления должны присутствовать в таком документе.

Обычно его подписывает глава компании и главный бухгалтер (или иные лица, которым делегированы полномочия соответствующей доверенностью). Таким образом обычный менеджер может подписывать счет, при наличии доверенности, позволяющей ему данное действие.

Как правильно выставить счет на оплату. Нужен ли оригинал?

Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов — договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.

Является ли счет на оплату договором?

Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа.

Применительно к купле — продаже это — условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.

Если существенные условия в счете не отражены, его выписка и проведение платежа не равноценны заключению договора.

Распространенные ошибки и их решение

При разработке своего бланка важно так его скомпоновать, чтобы не допустить вероятности ошибки при заполнении покупателем платежного поручения, и исключить разночтения в понимании содержания. Ниже приведен образец счета от ИП, где правила заполнения счета на оплату, нарушены:

Тут мы можем увидеть следующие ошибки:

• В форме образца для заполнения поля расположены аналогично полям в реквизитах «Плательщик» формы 0401060. При отсутствии концентрации внимания работники покупателя скорее всего запутаются, и поручение на оплату будет неверно заполнено, соответственно платеж не пройдет.
• Тбличная часть формы содержит указание на цена без НДС. Поэтому конечная сумма так же не содержит в себе данный налог. НДС выражен в следующей строке. Под ней, строчкой ниже, указана общая сумма.

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик. Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо отмечать «в том числе НДС». В таком случае вероятность неразберихи при оплате будет минимизирована.

• Отсутствует столбец с обозначением единицы измерения товарно-материальных ценностей. Иногда это и не актуально, но предпочтительнее такой столбец предусмотреть.

Важно: Некоторые ошибочно полагают, что счет и счет-фактура – это два названия одного бухгалтерского документа. Хотя их создание связано с осуществлением одной сделки, но смысл оформления совершенно разный. Первый создан для оплаты, второй же – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ. Надо помнить и то, что счет-фактура относится к бланкам строгой отчетности.

Обязательна ли печать на счете на оплату для ИП? Бланк на оплату для ИП и ООО не имеет принципиальных различий. Следует только учитывать, что для компании необходима подпись не только руководителя, но и главного бухгалтера (лица, которому делегировано право совершать такие действия). Таким образом печать для ИП так же не обязательна.

Правила оформления счета на оплату в организации: нужна ли печать и ставится ли подпись руководителя

Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа. Применительно к купле — продаже это — условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.

Некоторые ошибочно полагают, что счет и счет-фактура – это два названия одного бухгалтерского документа. Хотя их создание связано с осуществлением одной сделки, но смысл оформления совершенно разный. Первый создан для оплаты, второй же – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ. Надо помнить и то, что счет-фактура относится к бланкам строгой отчетности.

Но ведь человек спрашивает именно по поводу счета. Может, они работают по предоплате, или договор не заключен еще? Зачем же давать такие советы, чтобы она потом столкнулась с проблемами? Да и тема оплаты не на основании счета обсуждалась на форуме (хоть я и не считаю счет единственным док-м для оплаты, оплата на основании других док-в, по мнению специалистов, не совсем верна).

Ответ: Счет не является обязательным документом. Продавец может выставить счет для согласования цены сделки или для напоминания о сумме, которую покупатель должен перечислить. Отсутствие печати не сделает его недействительным. Счет не подтверждает ни факт оплаты, ни факт передачи товаров, поэтому принять к учету ценности на основе этого документа нельзя. Для постановки на учет купленной продукции у коммерсанта должны быть накладные или акты приемки-передачи.

Счёт на оплату

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата.

Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Особенности счета на оплату

• название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
• индивидуального предпринимателя;
• юридический или фактический адрес отправителя счета;
• ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
• предмет договора (товар, услуги, работы);
• количественное выражение предмета;
• цена за единицу предмета;
• общая сумма сделки;
• валюта сделки (рубли);
• реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
• подписи ответственных лиц.

Бланки счетов на оплату не входят в перечень первичных документов, так как не отражают свершившийся факт хозяйственной жизни предприятия, и поэтому состав информации счета не является жестким. Если бы на основании выставленных счетов на оплату товаров или услуг происходило изменение балансовых позиций предприятия или происходило бы изменение в финансовом результате, тогда данный документ попадал бы в перечень первичных документов, и состав и перечень информации в нем имело бы смысл регламентировать.

Однако статус оферты также не регламентирует перечень информации, которую должен содержать в себе счет на оплату, а также ставить ли печать на счете на оплату. Единственное требование к оферте – это перечисление существенных условий договора, например, предмет договора, сумма договора, реквизиты сторон. Печать к данным условиям не относится.

Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете» — печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота.

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик. Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо отмечать «в том числе НДС». В таком случае вероятность неразберихи при оплате будет минимизирована.

Первой попыткой отменить обязательную постановку штампа в счете-фактуре было изменение статьи 169 пункта 6 НК России. Поправка эта вступала в силу с 1 января 2002 года, после чего наличие печати в счете становилось необязательным. В дополнение к этим изменениям, из документа убрали и фразу «без печати недействительна».

Как уже было сказано выше, печать не счете-фактуре не является обязательной. Она ставится (или не ставится) на усмотрение самой компании. При этом стоит учесть, что наличие печати никак не влияет на правовой статус документа – его все также можно предоставить в налоговый орган и получить по нему все необходимые вычеты.

Всегда ли на документах нужна печать

Все зависит от того, что сказано в указаниях по заполнению унифицированных форм. Не в каждом из них есть фраза о том, что операция должна быть подтверждена печатями фирм. Возьмем разъяснения по заполнению форм для учета торговых операций — они приведены в Постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. В этом документе ни слова не говорится о печатях, указано лишь, для чего предназначена та или иная накладная, в скольких экземплярах ее надо составлять.

Особо обратим внимание на доверенность, которая выдается на право представления интересов. Иногда ее неправильно оформляют предприятия, имеющие филиалы, — ставят печать подразделения, а не головной организации. То, что такая доверенность недействительна, отметил ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 16 апреля 2004 г. по делу N А43-10946/2003-25-340.

Судьи признали, что регистратор правомерно отказал организации в открытии лицевого счета для учета именных ценных бумаг, так как в одном из представленных документов была печать филиала. И даже если руководство фирмой передано другой компании, на доверенности все равно должен стоять оттиск фирмы. Это подтвердил и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 16 октября 2003 г. по делу N А66-2852-03.

Отмена печати: что должен знать бухгалтер

С другой стороны, все эти новшества очень узко «заточены» под конкретные организационно-правовые формы юридических лиц, а значит и на общем деловом обороте скажутся не так глобально, как могли бы. Впрочем, при создании проекта данного закона никто особо и не скрывал, что его задача не столько изменить сложившуюся практику, сделав ее более удобной, сколько улучшить положение страны в международном рейтинге.

Это прямо следует из пояснительных записок, сопровождающих законопроект на каждом этапе его прохождения через Госдуму. По сути, данный документ направлен не столько на развитие законодательства и делового оборота нашей страны, сколько на «пускание пыли в глаза» международным организациям и создание положительного ­образа государства среди инвесторов.

С другой стороны, безупречно подделать клише так, чтобы разницу в оттисках не заметил профессиональный эксперт, чрезвычайно сложно. Да, неподготовленный глаз не увидит различий между оригиналом и подделкой, но точно так же он не увидит различий и между оригинальной и подделанной подписью, однако никто пока не предлагает отменить ­необходимость рукописно подписывать бумажные документы.

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Нужна ли печать на счет-фактуре

Дополнительные требования к оформлению бланка содержатся в Постановлении Правительства России № 1137 от 26.12.11 г. В этом нормативном акте построчно приведены показатели, которые обязательно указывать в форме счет-фактуры. Если внимательно проанализировать порядок составления документа, становится понятно, что проставление печати не требуется. И отсутствие этого реквизита не будет считаться нарушением законодательных норм.

НДС – один из главных налогов, уплата которого нередко пробивает брешь в кармане налогоплательщика. Поэтому важно правильно рассчитывать этот сбор, отражая не только начисление, но и вычеты. Правомерным возмещение НДС признается, если документы оформлены корректно. Можно ли брать к вычету тот налог, на который выставлен счет-фактура без печати? Безусловно, ответ будет положительным, ведь печать не относится к обязательным реквизитам.

Коммерсант, который последний раз оформлял счет-фактуру полтора десятка лет назад, сегодня может призадуматься, печать на счет-фактуре ставится или нет, т. к. в прошлом печать была обязательным реквизитом этого документа. Без ее присутствия составление счета-фактуры теряло смысл, а налоговый вычет был невозможен. В те времена статус любого документа без печати был ничтожен.

Таким образом, ответ на вопрос, ставят ли печать на счет-фактуре, заключается в том, что уже много лет она не является обязательным реквизитом. Хотя те, кто еще не привык к документам без печати, могут ее ставить в качестве дополнительного реквизита (письмо Минфина от 30.10.2012 № 03-07-09/146, ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

Ставится ли печать на балансе?

Заказчик не хочет ставить печать на «Акте о приемке выполненных работ» (форма N КС-2). Каковы последствия признания в целях налогообложения прибыли затрат, подтверждаемых актом без печати?

Отсутствие оттиска печати в акте о приемке выполненных работ не может являться основанием для непринятия этого документа к налоговому и бухгалтерскому учету. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.

270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

Сумму штрафа проверяющие рассчитывают исходя из полного перечня документов, который должна сдавать конкретная организация.

Например, за 2020 год вам нужно сдать следующие формы: Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет об изменениях капитала, Отчет о движении денежных средств, пояснения в табличной и текстовой форме. Если вы не сдали отчетность в срок, то размер штрафа составит 1000 руб. (200 × 5).

А еще главному бухгалтеру грозит административный штраф на сумму от 300 до 500 руб.

Применение официальных печатей

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» применение круглых печатей не является обязательным (за исключением проставления печати на ограниченном перечне документов). Бланки первичной документации, на которых не указано «МП» — место для печати, не заверяются печатью. Счет на оплату, как было сказано ранее, не может быть причислен даже к первичной документации, поэтому на вопрос, обязательна ли печать на счете на оплату, можно дать отрицательный ответ.

Однако не стоит забывать про традиции делового оборота. Покупатель может относиться с большим доверием к документам, на которых стоит печать организации, и с этой точки зрения заверение счета печатью может иметь смысл. Печать также выступает частью имиджа предприятия, и если контрагенты предприятия привыкли работать с документами, которые имеют на себе печати, то данное требование будет распространяться и на счета на оплату.

Финансовые документы Документы по учету кассовых операций Обязательна: – на последней странице кассовой книги (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н); – на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1), которая передается вносителю денег (абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У); – в расчетно-платежной ведомости (форма Т-49), платежной ведомости (форма Т-53) – если не проставлена запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым не выданы деньги (абз. 3 п. 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У)* Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, от 5 января 2004 г.

Некоторые требования к оформлению документации содержатся в гражданском законодательстве и законодательстве о бухгалтерском учете. В соответствии со ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

При этом законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в том числе совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.